L’été met souvent la prospection commerciale en pause

Pendant les vacances, le rythme des entreprises ralentit. Les collaborateurs prennent quelques jours de congé, les décideurs sont moins disponibles et les réponses aux sollicitations commerciales peuvent se faire attendre.

Ce ralentissement est parfaitement normal. Le problème apparaît lorsque les prospects qui étaient en cours de traitement avant l’été ne sont pas correctement identifiés et suivis.

Prenons quelques exemples :

• Un prospect a demandé un devis avant les vacances.

• Un rendez-vous commercial a été repoussé à septembre.

• Une proposition a été envoyée mais n’a jamais reçu de réponse.

• Un prospect a demandé à être recontacté à la rentrée.

• Un projet était intéressant mais pas encore suffisamment mûr avant les congés.

Un prospect silencieux n’est pas forcément un prospect perdu

C’est une erreur fréquente dans la prospection commerciale : considérer qu’un prospect qui ne répond pas n’est plus intéressé.

Les raisons d’une absence de réponse peuvent être nombreuses. Le prospect peut être lui-même en congé. Son entreprise peut fonctionner au ralenti. Le projet peut avoir été temporairement reporté. Il peut avoir besoin de consulter ses collaborateurs ou sa direction.

L’absence de réponse ne signifie donc pas nécessairement l’absence d’intérêt.

C’est pourquoi la relance commerciale reste essentielle. Un prospect qui n’a pas répondu en juin peut parfaitement être disponible et réceptif en septembre.

Commencez par faire l’inventaire de votre portefeuille commercial

Avant de recommencer à prospecter massivement, commencez par regarder ce qui existe déjà dans votre portefeuille. Cette étape permet souvent de découvrir des opportunités commerciales qui étaient simplement restées en attente.

Identifiez notamment :

• Les prospects contactés avant l’été.

• Les devis ou propositions commerciales en attente.

• Les opportunités dont la date de décision est dépassée.

• Les rendez-vous qui n’ont pas encore été reprogrammés.

• Les prospects ayant demandé à être rappelés en septembre.

• Les contacts avec lesquels les échanges se sont interrompus.

Classez vos prospects par priorité

Tous les prospects ne présentent pas le même potentiel. La rentrée est donc l’occasion de hiérarchiser votre portefeuille commercial.

Les prospects chauds : les échanges ont été récents et une décision commerciale était proche. Un devis a peut-être été envoyé ou une démonstration réalisée.

Les prospects à réactiver : ils ont manifesté un intérêt, mais le projet n’était pas suffisamment mûr avant les vacances.

Les prospects froids : ils ont donné peu de signes d’intérêt ou n’ont pas répondu à plusieurs sollicitations. Ils ne doivent pas nécessairement être supprimés de votre base.

Cette segmentation permet de concentrer vos efforts là où les chances de conversion sont les plus importantes.

Relancez vos prospects avec le bon contexte

Une bonne prospection ne consiste pas à envoyer le même message à tous vos prospects. Le contexte de chaque contact doit être pris en compte.

Un prospect qui vous avait demandé une proposition commerciale avant les vacances ne doit pas recevoir le même message qu’un contact que vous n’avez jamais réussi à joindre.

Une relance peut simplement rappeler le contexte de votre précédent échange, vérifier si le projet est toujours d’actualité et proposer une prochaine étape.

Cette approche évite au prospect de devoir reprendre l’ensemble de l’historique et montre surtout que vous connaissez déjà son projet.

C’est précisément pour cette raison que l’historisation des échanges commerciaux est particulièrement importante. Lorsque les informations sont centralisées, vous savez qui a été contacté, quand, pourquoi et quelle doit être la prochaine action.

La checklist de rentrée commerciale en 30 minutes

Vous n’avez pas besoin de consacrer une journée entière au nettoyage de votre portefeuille commercial. Une première revue de 30 minutes peut déjà permettre de remettre votre prospection sur les rails.

0 à 5 minutes : retrouvez vos opportunités ouvertes — Listez les prospects avec lesquels une discussion commerciale était engagée avant les vacances.

5 à 10 minutes : repérez les relances en retard — Cherchez les contacts qui auraient dû être rappelés pendant l’été ou juste après.

10 à 15 minutes : classez vos prospects — Identifiez les prospects chauds, ceux à réactiver et ceux qui peuvent attendre.

15 à 20 minutes : définissez la prochaine action — Appelez, envoyez un email, proposez un rendez-vous, actualisez un devis ou programmez une nouvelle relance.

20 à 25 minutes : planifiez les relances — Inscrivez les prochaines actions dans votre outil de suivi afin qu’elles apparaissent au bon moment.

25 à 30 minutes : regardez votre pipeline — Vérifiez le nombre d’opportunités ouvertes, leur potentiel et les actions prioritaires.

En 30 minutes, vous disposez ainsi d’une feuille de route commerciale claire pour votre rentrée.

Ne laissez plus votre mémoire gérer votre prospection

Pour une petite entreprise, il est tentant de gérer les prospects avec sa boîte email, un fichier Excel ou simplement sa mémoire. Cette méthode peut fonctionner lorsque le nombre de contacts reste limité.

Mais dès que les opportunités se multiplient, les oublis deviennent inévitables. Le temps passé à rechercher qui devait être rappelé ou qui attendait une réponse est du temps qui n’est pas consacré à la vente.

Un CRM permet justement de centraliser ces informations et de conserver une vision claire de chaque relation commerciale.

Votre pipeline commercial doit raconter l’histoire de vos prospects

Le pipeline commercial est un excellent outil pour visualiser l’activité commerciale de votre entreprise. Chaque opportunité doit pouvoir être positionnée à une étape précise du processus de vente.

Vous devez pouvoir répondre rapidement à quelques questions essentielles :

• Combien d’opportunités sont actuellement ouvertes ?

• Quel est leur montant potentiel ?

• Lesquelles doivent être relancées ?

• Quelles sont les prochaines actions à réaliser ?

• Quelles opportunités risquent de ne jamais aboutir ?

Un CRM pour ne plus oublier vos prospects

C’est précisément l’un des objectifs d’un CRM : vous permettre de conserver une mémoire commerciale de votre entreprise.

Avec ColibriCRM, vous pouvez centraliser les informations relatives à vos contacts, clients et prospects dans un environnement unique. Vous disposez ainsi d’une vision plus claire de vos relations commerciales et de vos opportunités.

La gestion des tâches permet de planifier les actions à effectuer et de relancer les bons contacts au bon moment. La gestion des opportunités permet quant à elle de suivre les différentes étapes du cycle commercial et de conserver une vision claire de l’activité.

Vous pouvez ainsi retrouver beaucoup plus facilement les prospects qui doivent faire l’objet d’une action commerciale.

Plus besoin de vous demander : « Qui devais-je rappeler après les vacances ? »

Votre CRM vous aide à transformer cette question en une liste d’actions concrètes.

Faites de la rentrée un nouveau départ commercial

La rentrée ne doit pas uniquement être synonyme de reprise des activités habituelles. C’est aussi le moment idéal pour prendre du recul sur votre organisation commerciale.

Combien de prospects avez-vous contactés depuis le début de l’année ? Combien sont toujours en attente ? Combien d’opportunités sont réellement actives ? Combien de devis n’ont jamais été relancés ?

Et surtout, combien de prospects avez-vous peut-être oubliés pendant l’été ?

Quelques heures consacrées au nettoyage de votre portefeuille commercial peuvent parfois faire émerger des opportunités que vous pensiez perdues.

L’enjeu n’est donc pas forcément de prospecter davantage. Il est aussi de mieux exploiter les prospects que vous avez déjà acquis.

Un CRM vous aide justement à structurer cette démarche, à centraliser votre mémoire commerciale et à organiser les actions nécessaires pour transformer vos opportunités en ventes.

ColibriCRM : le CRM des TPE et PME vous aide à centraliser vos contacts, suivre vos prospects, gérer vos opportunités et planifier vos relances afin de ne plus laisser une opportunité commerciale passer entre les mailles du filet. Testez-le pendant 15 jours gratuitement et posez toutes vos questions à notre équipe !